Exit voor de feestdagen

De feestdagen staan voor de deur. Een periode van harmonie, bezinning en waardering. Tijd om de medewerkers persoonlijk te bedanken en warm toe te spreken. Alleen die ene medewerker, die verdient het niet. Je hebt er je handen vol aan en je blijft je verbazen over zijn klunzigheid. De maat is vol, tijd voor een slecht nieuws gesprek. Of toch maar even wachten tot na de feestdagen?

Het juiste moment

Bite the bullit en kies voor transparantie. Goed nieuws of slecht nieuws, niemand heeft er baat bij om in het ongewisse te blijven en zeker niet tijdens de feestdagen. Maar uhhh, niet op de vrijdagmiddag voor de kerstvakantie. Dat is echt zuur. Bovendien heb je dan geen zicht op de medewerker en dus geen kans om bij te sturen. Het contact de volgende dag is belangrijk, stuur iemand dus niet na een slecht bericht het weekend of de kerstvakantie in.  

Tijd voor reflectie

Heb je eigenlijk wel gelijk? Als mens zijn we maar beperkt capabel in het beoordelen van situaties of medewerkers. Wees kritisch op jezelf en beoordeel je bevindingen. Luister nog even deze podcast daarover. Baseer je besluit nooit alleen op je eigen oordeel en haal input op bij verschillende collega’s. Vraag jezelf af of de medewerker voldoende feedback heeft ontvangen, begeleiding heeft gekregen en tijd heeft gehad voor ontwikkeling. Mocht dat niet het geval zijn, dan heb je nog iets te leren.

De voorbereiding

Creëer de juiste setting, zorg voor privacy en kies bij voorkeur voor face-to-face contact. Maak bijvoorbeeld een wandelafspraak. Bereid je verhaal voor door je bevindingen en feitelijke feedback op te schrijven. Besluit vooraf wat je boodschap is; einde oefening of ruimte voor verbetering? Wees zo concreet mogelijk om discussie te voorkomen. Leg uit hoe je tot deze beslissing bent gekomen en wees eerlijk en duidelijk. Vertel ook wat het met jou doet en denk na over de nazorg: vaststellingsovereenkomst, afscheid team, vrijstelling van werk, spullen inleveren, overdracht werk, consequenties 30%-regeling, bonusregeling?

Het gesprek

Met een beetje geluk heb je een terugkerende afspraak in je agenda met de betreffende medewerker. Gebruik dan vooral deze meeting voor het slechte nieuws. Heb je geen terugkerende afspraak, plan de afspraak dan de eerst volgende ochtend in.

• Open het gesprek en breng direct het slechte nieuws. De hamburger methode is achterhaald en zorgt voor onduidelijkheid. Schrap deze methodiek!
• Licht toe hoe jij tot deze beslissing bent gekomen en noem geen andere teamleden (verschuilen achter anderen hebben we een hekel aan).
• Geef ruimte voor de reactie/emoties van de ontvanger en benoem die ook ‘ik zie dat je schrikt, ik zie dat het je verbaast, ik zie dat je het niet herkent?’.
• Schiet niet in de verdediging als de medewerker terug gaat vuren, maar reageer empatisch (ik begrijp dat het je dwars zit en herhaal je boodschap).
• Rond af en maak een nieuwe afspraak om de details van de afwikkeling te bespreken.
• Bevestig het slechte nieuws en de vervolgafspraak per mail.
  ‍

Tot slot, zorg dat je altijd heel duidelijk bent over de inhoud en vriendelijk blijft. Blijf contact maken, leef mee met de ander, zonder onduidelijk te worden over wat je verwacht en wilt.